Kostenloser E-Mail-Extractor

Ein E-Mail-Extractor ist eine Mustererkennung mit guten Manieren. Er liest einen Textblock – Seitenquelltext, eine CSV, einen Support-Thread, die Textebene eines PDF – und gibt jede Zeichenkette zurück, die wie eine E-Mail-Adresse aussieht. Die Arbeit ist nicht das Finden; ein regulärer Ausdruck findet Adressen in einer Zeile Code. Die Arbeit ist alles drumherum: absichtlich verschleierte Adressen wiederherstellen, dieselbe Adresse in drei Schreibweisen zusammenfassen und ehrlich sagen, was entfernt wurde.

Genau daran scheitern die meisten kostenlosen Extractoren stillschweigend. Sie geben eine kürzere Liste zurück, als Sie eingefügt haben, und sagen nie warum – Sie können also nicht erkennen, ob vier Kontakte Duplikate waren oder ob das Tool an einer Zeile gescheitert ist. Dieses Tool zählt jede Entfernung nach Kategorie, und die Zahl der behaltenen plus die der entfernten Adressen ergibt immer die Zahl der gefundenen.

Vier Quellen decken nahezu jeden realen Anwendungsfall ab. Jede hat eine Eigenheit, die man vor dem Einfügen kennen sollte.

Das ist das Nützlichste, was man über jedes kostenlose E-Mail-Tool verstehen kann, dieses eingeschlossen. Ein Extractor entscheidet, was in der Adresse selbst sichtbar ist: Ist sie wohlgeformt, ist sie ein Duplikat, ist der Lokalteil eine Rolle wie info@, ist die Domain ein bekannter Wegwerfdienst. All das ist offline entscheidbar – genau deshalb kann es kostenlos, sofort und privat sein.

Ob ein Postfach existiert, ist eine andere Frage. Sie zu beantworten heißt, eine SMTP-Verbindung zum empfangenden Mailserver zu öffnen und nachzufragen. Eine Webseite kann das nicht – Browser geben keine rohen Sockets frei, und Mailserver antworten einem Browser nicht. Jedes reine Browser-Tool, das Zustellbarkeit zu verifizieren behauptet, lädt Ihre Liste entweder auf ein Backend hoch, das es nicht erwähnt, oder es rät.

Adressen aus Text zu extrahieren, auf den Sie rechtmäßig zugreifen dürfen, ist in den USA, Großbritannien und der EU für sich genommen kein Verstoß. Die Pflichten hängen am Versand.

CAN-SPAM (USA) verlangt korrekte From- und Reply-To-Header, eine nicht irreführende Betreffzeile, eine postalische Anschrift und eine funktionierende Abmeldung, die binnen zehn Werktagen umgesetzt wird. Es benennt außerdem „Harvesting“ – das Sammeln von Adressen auf Websites eigens zum Versand unverlangter Massenmail – als erschwerenden Verstoß, der das Strafmaß erhöht.

Die DSGVO (EU/UK) behandelt eine geschäftliche Adresse, die eine Person identifiziert, als personenbezogenes Datum. Sie brauchen eine Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme, und bei echter B2B-Ansprache ist das meist das berechtigte Interesse – das setzt voraus, dass die Nachricht für die berufliche Rolle relevant ist, Ihre Identität klar erkennbar ist und der Widerspruch leichtfällt. Mehrere Mitgliedstaaten verlangen zusätzlich eine vorherige Einwilligung für Werbung an Einzelpersonen, einschließlich Einzelunternehmern.

Nichts davon ist Rechtsberatung, und nichts davon ändert sich dadurch, mit welchem Tool Sie die Liste erstellt haben. Die praktische Regel: Wenn die Person vernünftigerweise eine Nachricht von Ihnen zu diesem Thema erwarten würde, sind Sie meist auf der sicheren Seite; ist die Liste groß und die Nachricht identisch, befinden Sie sich im Massenversand, und jede Regel oben gilt in vollem Umfang.

Eine extrahierte Liste ist Rohmaterial. Drei Durchgänge machen sie brauchbar, zwei davon gibt es auf dieser Website.

Bereinigen. Duplikate, Rollenadressen und Wegwerf-Domains entfernen – der E-Mail-Listen-Cleaner erledigt alle drei und zeigt, was er herausgenommen hat. Lücken füllen. Wo Sie Name und Firma, aber keine Adresse haben, erzeugt der E-Mail-Permutator die wahrscheinlichen Formate, das häufigste zuerst. Dann verifizieren. Vor jedem Massenversand die Liste durch einen serverseitigen Verifizierer schicken – Bounces gehen zulasten der Reputation Ihrer Versanddomain, und eine Reputation wieder aufzubauen dauert viel länger, als eine Liste zu prüfen.