Kostenloser E-Mail-Signatur-Generator

Jede einzelne davon wird vom selben Generator weiter unten erzeugt – was Sie sehen, bekommen Sie also auch. Sie sind nach dem gruppiert, was die Form tatsächlich entscheidet: wie viel die lesende Person über Sie wissen muss, bevor sie antwortet.

Lesen Sie sie auf das Muster hin, nicht auf das Detail. Die guten beantworten drei Fragen – wer ist das, was macht die Person, wie erreiche ich sie – und hören dann auf.

Eine Signatur ist keine Visitenkarte. Eine Visitenkarte wird einmal überreicht; eine Signatur wiederholt sich unter jeder Nachricht in einem Thread, bei jeder Antwort, für immer. Zehn Zeilen sind beim ersten Mal ein ordentlich aussehender Block und bei der fünften Antwort fünfzig Zeilen Rauschen.

Der Test ist einfach: Streichen Sie eine Zeile und fragen Sie, ob irgendjemand Mühe hätte, Sie zu erreichen. Eine zweite Telefonnummer, an die Sie nie gehen, eine Faxnummer, die Büroadresse, obwohl Sie noch nie Besuch hatten, vier Social-Icons für Konten, in die Sie zweimal im Jahr etwas posten – jedes davon fällt durch diesen Test.

Auf dem Handy wird es noch deutlicher. Dort ist eine vierzeilige Signatur ein Blick; eine zwölfzeilige mit Logo und Icons füllt den Bildschirm, und die lesende Person scrollt an Ihrer eigentlichen Nachricht vorbei, um dorthin zu kommen.

E-Mail-HTML ist grob eine Teilmenge des Webs von 1999, und jeder Client entfernt etwas anderes. Diese fünf verursachen fast jede kaputte Signatur.

Gmail hört bei rund 102 KB auf, eine Nachricht darzustellen, und versteckt den Rest hinter einem Link „Gesamte Nachricht anzeigen“. Alles unterhalb dieses Schnitts – einschließlich Ihres Tracking-Pixels, falls Sie eines nutzen, und oft des Abmeldelinks – wird nicht gesehen und nicht gezählt.

Die Signatur bringt Sie am ehesten dorthin, weil sie sich wiederholt. Eine 30-KB-Signatur ist bei der fünften Antwort in einem Thread fünfmal innerhalb derselben Nachricht mitgesendet worden. Deshalb zeigt das Tool die Bytegröße und markiert alles über 10 KB: allein ist das nirgends nahe am Limit und genau das, was Sie dorthin bringt.

Bilder sind der übliche Grund. Ein in Druckauflösung exportiertes Logo ist oft zehnmal größer als nötig. Wenn Sie sehen wollen, wie dieselbe Rechnung bei Anhängen aussieht: Der Prüfer für Anhangsgrößen rechnet das aus.

Zwei verschiedene Dinge werden Haftungsausschluss genannt, und nur eines davon ist vorgeschrieben.

Firmenangaben sind in mehreren Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Ein im Vereinigten Königreich registriertes Unternehmen muss in geschäftlichen E-Mails seinen eingetragenen Namen, die Registernummer, den Ort der Registrierung und die Anschrift des eingetragenen Sitzes angeben. In Deutschland steht die entsprechende Pflicht in § 35a GmbHG — bei einer AG in § 80 AktG — und sie gilt für Geschäftsbriefe per E-Mail, nicht nur für das Impressum der Website. Das sind rechtliche Pflichten mit Sanktionen, und sie gehören in die Signatur.

Vertraulichkeitsfloskeln sind es nicht. Der Absatz „Falls Sie diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, löschen Sie sie bitte“ hat keine gesetzliche Grundlage, und Gerichte hat die Vorstellung, man könne jemandem Pflichten auferlegen, indem man ihm eine E-Mail schickt, im Allgemeinen nicht überzeugt. Es ist eine Konvention, die sich verbreitet hat, weil alle sie von der letzten Firma abgeschrieben haben, in der sie gearbeitet haben.

Wenn Sie die erste Art brauchen, tragen Sie sie oben in das Feld für den Haftungsausschluss ein – sie wird kleiner und grauer dargestellt als der Rest, so ist die Konvention. Wenn Sie die zweite Art nur aus Gewohnheit ergänzen, sind das drei Zeilen, die Sie löschen könnten.

Testen Sie sie in einer Antwort, nicht nur im Editor. Die meisten Signaturprobleme zeigen sich erst in der zweiten Nachricht – Einrückung, Farben im zitierten Text, ein Dunkelmodus, der ein transparentes Logo in ein unsichtbares verwandelt.

Prüfen Sie sie auf einem Handy. Über die Hälfte aller E-Mails wird mobil gelesen, wo eine breite Tabelle waagerechtes Scrollen erzwingt und eine vierzeilige Signatur schon eine Bildschirmfüllung ist.

Wenn Sie noch überlegen, wie Ihre Adresse selbst lauten soll: Der Generator für professionelle E-Mail-Adressen erklärt die Konventionen; und wenn Sie auf Ihrer Website einen Kontaktlink wollen, der eine vorausgefüllte Nachricht öffnet, baut der Mailto-Link-Generator einen.