Générateur gratuit de signature e-mail

Chacun d'eux est rendu par le générateur ci-dessous : ce que vous voyez est donc exactement ce que vous obtiendriez. Ils sont regroupés selon ce qui décide vraiment de la forme : ce que le lecteur a besoin de savoir sur vous avant de répondre.

Lisez-les pour le schéma plutôt que pour le détail. Les bons répondent à trois questions — qui est-ce, que fait cette personne, comment la joindre — et s'arrêtent là.

Une signature n'est pas une carte de visite. Une carte de visite se donne une fois ; une signature se répète sous chaque message d'un fil, à chaque réponse, indéfiniment. Dix lignes forment un bloc d'apparence raisonnable la première fois, et cinquante lignes de bruit à la cinquième réponse.

Le test est simple : retirez une ligne et demandez-vous si quelqu'un aurait du mal à vous joindre. Un second numéro auquel vous ne répondez jamais, une ligne de fax, l'adresse du bureau alors que vous n'avez jamais reçu de visiteur, quatre icônes sociales pour des comptes où vous publiez deux fois par an — chacun échoue à ce test.

Le mobile rend cela plus net encore. Sur un téléphone, une signature de quatre lignes se saisit d'un coup d'œil ; une de douze lignes avec logo et icônes remplit l'écran, et le lecteur fait défiler votre message lui-même pour y arriver.

Le HTML d'e-mail est à peu près un sous-ensemble du web de 1999, et chaque client en retire quelque chose de différent. Voici les cinq causes de presque toutes les signatures cassées.

Gmail cesse d'afficher un message à environ 102 Ko et cache le reste derrière un lien « Afficher le message entier ». Tout ce qui se trouve sous cette coupure — y compris votre pixel de suivi, si vous en utilisez un, et souvent le lien de désabonnement — n'est ni vu ni compté.

La signature est la partie la plus susceptible de vous y amener, parce qu'elle se répète. Une signature de 30 Ko à la cinquième réponse d'un fil a été envoyée cinq fois à l'intérieur du même message. C'est pourquoi l'outil affiche la taille en octets et signale tout ce qui dépasse 10 Ko : à elle seule, elle est très loin de la limite, et c'est exactement ce qui vous y conduit.

Les images sont le coupable habituel. Un logo exporté en résolution d'impression est souvent dix fois plus lourd que nécessaire. Pour voir comment le même calcul s'applique aux pièces jointes, le vérificateur de taille des pièces jointes fait ce calcul.

Deux choses différentes s'appellent une clause de non-responsabilité, et une seule est obligatoire.

Les mentions sur la société sont une obligation légale dans plusieurs pays. Une société immatriculée au Royaume-Uni doit faire figurer sa dénomination sociale, son numéro, son lieu d'immatriculation et l'adresse de son siège social sur son courrier professionnel. En Allemagne, l'obligation équivalente figure au § 35a GmbHG — au § 80 AktG pour une AG — et s'applique aux courriers commerciaux envoyés par e-mail, pas seulement à la mention légale du site. Ce sont des obligations légales assorties de sanctions, et leur place est dans la signature.

Le texte type de confidentialité, non. Le paragraphe « si vous avez reçu cet e-mail par erreur, merci de le supprimer » n'a aucun fondement légal, et les tribunaux se sont généralement montrés peu convaincus par l'idée qu'on puisse imposer des obligations à quelqu'un en lui envoyant un e-mail. C'est une convention qui s'est répandue parce que chacun l'a recopiée de la dernière entreprise où il a travaillé.

Si vous avez besoin du premier type, mettez-le dans le champ prévu ci-dessus — il s'affiche en plus petit et en plus gris que le reste, ce qui est la convention. Si vous n'ajoutez le second que par habitude, ce sont trois lignes que vous pourriez supprimer.

Testez-la sur une réponse, pas seulement dans la fenêtre de rédaction. La plupart des problèmes de signature n'apparaissent qu'au deuxième message — indentation, couleurs du texte cité, mode sombre transformant un logo transparent en logo invisible.

Vérifiez-la sur un téléphone. Plus de la moitié des e-mails sont lus sur mobile, où un tableau large impose un défilement horizontal et où une signature de quatre lignes remplit déjà un écran.

Si vous hésitez encore sur votre adresse elle-même, le générateur d'adresses e-mail professionnelles couvre les conventions ; et si vous voulez sur votre site un lien de contact qui ouvre un message prérempli, le générateur de lien mailto en construit un.