Acuerdo de Procesamiento de Datos

1. Roles de las partes

Para el contenido de correo electrónico, calendario y contactos que usted conecta y los datos personales de sus propios contactos, usted es el responsable del tratamiento y AI Emaily actúa como encargado del tratamiento, procesando esos datos únicamente según sus instrucciones documentadas (los Servicios, este APD y su configuración). Para sus propios datos de cuenta y facturación, AI Emaily actúa como responsable independiente tal como se describe en nuestra Política de Privacidad.

2. Objeto, duración, naturaleza y finalidad

Objeto y naturaleza: prestación de un cliente de correo electrónico nativo de IA con un asistente autónomo que clasifica, redacta, programa y (bajo su instrucción) envía correos electrónicos. Finalidad: prestar los Servicios a los que se ha suscrito. Duración: durante el plazo de su suscripción más el período de eliminación indicado en la Sección 8.

3. Categorías de datos e interesados

• Interesados: usted, sus compañeros de equipo y las personas con quienes se comunica.
• Datos personales: datos de cuenta y perfil; contenido de correo electrónico, calendario y contactos que usted conecta; datos de uso y registros; y cualquier dato personal contenido en los mensajes procesados por el asistente.
• Categorías especiales: no se procesan intencionalmente; pueden aparecer de forma incidental en el contenido de los mensajes, que tratamos como confidencial y no utilizamos para entrenar modelos.

4. Instrucciones y obligaciones del Cliente

Procesamos datos personales únicamente según sus instrucciones documentadas, incluidas las relativas a transferencias internacionales, salvo que la ley lo exija (en cuyo caso le notificamos cuando esté permitido). Usted es responsable de la exactitud y la base jurídica de los datos que proporciona y de contar con los avisos o consentimientos que requiera su uso.

5. Confidencialidad

El personal autorizado para tratar datos personales está sujeto a obligaciones de confidencialidad y accede a los datos con arreglo al principio de mínimo privilegio y necesidad de conocer. No leemos el contenido de sus mensajes salvo en los casos estrictos descritos en nuestra Política de Privacidad (solicitud expresa durante soporte, seguridad o requisito legal).

6. Medidas de seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas en virtud del Artículo 32, que incluyen cifrado en tránsito y en reposo, cifrado en sobre de secretos (tokens OAuth, claves), autorización a nivel de objeto, registro de auditoría, acceso con mínimo privilegio y aprobación humana (Copilot) antes del envío en v1. Los detalles se encuentran en nuestra página de Seguridad, que forma parte de este APD como descripción de nuestras medidas.

7. Sub-encargados del tratamiento

Usted otorga autorización general para que contratemos a los sub-encargados del tratamiento enumerados en nuestra página de Sub-encargados, cada uno sujeto a condiciones de protección de datos no menos protectoras que este APD. Notificaremos antes de añadir o reemplazar un sub-encargado para que pueda presentar una objeción razonable; si no podemos resolverla, usted podrá rescindir los Servicios afectados.

8. Derechos de los interesados y asistencia

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, le asistimos con medidas adecuadas para responder a los interesados que ejercen sus derechos (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición) y con sus obligaciones en virtud de los Artículos 32–36. Los interesados también pueden contactarnos directamente a través de nuestro formulario de solicitud de datos.

9. Violaciones de datos personales

Le notificamos sin demora indebida tras tener conocimiento de una violación de datos personales que afecte a sus datos, con la información que razonablemente necesite para cumplir sus propias obligaciones de notificación.

10. Transferencias internacionales

Cuando el tratamiento implica una transferencia de datos personales fuera del EEE o del Reino Unido, nos basamos en las Cláusulas Contractuales Estándar de la Comisión Europea (y el Anexo del Reino Unido) u otro mecanismo de transferencia válido, junto con medidas suplementarias según corresponda. Las ubicaciones y garantías de los sub-encargados figuran en la página de Sub-encargados.

11. Eliminación y devolución

Tras la rescisión y a su elección, eliminamos o devolvemos sus datos personales y borramos las copias existentes en un plazo comercialmente razonable, salvo que la ley exija su conservación. Las copias de seguridad cifradas se eliminan conforme a un calendario breve y definido.

12. Auditorías

Ponemos a disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento del Artículo 28 y permitimos y contribuimos a auditorías, incluidas inspecciones, realizadas por usted o un auditor de su elección, sujeto a requisitos razonables de confidencialidad y programación. Podemos satisfacer las solicitudes de auditoría proporcionando nuestra documentación de seguridad e informes de terceros.

13. Ejecución de este APD

Este APD de autogestión se aplica a su uso de los Servicios. Si su organización requiere una copia firmada por ambas partes o tiene condiciones específicas que revisar, envíe un correo electrónico a [email protected] o use nuestro formulario de solicitud de datos y lo coordinaremos. Para preguntas sobre este APD, contacte la misma dirección.

Este documento se proporciona como plantilla para la transparencia y no constituye asesoramiento jurídico; los términos definitivos para uso regulado o empresarial deben confirmarse con su asesor legal.