Posteingangsregeln

Wie Regeln funktionieren

Eine Regel besteht aus einem Übereinstimmungsmodus sowie einem Satz von Bedingungen und einem Satz von Aktionen. Der Übereinstimmungsmodus bestimmt, wie die Bedingungen kombiniert werden: ALLE bedeutet, dass jede Bedingung erfüllt sein muss (UND), EINE bedeutet, dass eine ausreicht (ODER). Wenn eine Nachricht übereinstimmt, werden die Aktionen der Regel sofort ausgeführt.

Regeln werden bei jeder Synchronisierung automatisch ausgeführt und von oben nach unten in der von Ihnen festgelegten Prioritätsreihenfolge ausgewertet. Sie können Ihre Regeln auch auf Abruf erneut ausführen — praktisch, nachdem Sie eine Regel hinzugefügt oder bearbeitet haben und sie auf bereits im Posteingang befindliche E-Mails anwenden möchten.

Übereinstimmungsbedingungen

Fügen Sie so viele Bedingungen hinzu, wie Sie benötigen, und wählen Sie einen Übereinstimmungsmodus (ALLE = UND, EINE = ODER). Jede Bedingung testet ein Feld mit einem Operator. Verfügbare Operatoren sind: enthält, ist gleich, beginnt mit, endet mit, in (einer der Werte aus einer Liste), nicht in, und KI-Treffer — ein semantischer Operator, der das Feld nach Bedeutung bewertet (verbraucht Credits).

Eine Regel erstellen

Jede Regel wird auf dieselbe Weise zusammengestellt. Gehen Sie im Regel-Editor diese Schritte durch:

1. 1

   Wählen Sie den Übereinstimmungsmodus

   Wählen Sie ALLE (jede Bedingung muss erfüllt sein — UND) oder EINE (eine einzelne Bedingung genügt — ODER). Damit legen Sie fest, wie die nachfolgenden Bedingungen kombiniert werden.

2. 2

   Bedingungen hinzufügen

   Fügen Sie eine oder mehrere Bedingungen hinzu. Wählen Sie für jede ein Feld (von, Betreff, KI-Tag, Listen-E-Mail, Konto, ist ungelesen …) und einen Operator (enthält, ist gleich, beginnt mit, endet mit, in, nicht in oder KI-Treffer), und geben Sie dann den zu testenden Wert ein.

3. 3

   Aktionen hinzufügen

   Wählen Sie, was passiert, wenn die Regel übereinstimmt — in einen Reiter oder Ordner verschieben, ein Label oder einen KI-Tag hinzufügen, archivieren, stummschalten, zurückstellen, an den Agenten weiterleiten und so weiter. Eine Regel kann mehrere Aktionen gleichzeitig enthalten.

4. 4

   Nach Priorität ordnen

   Ziehen Sie die Regel an die richtige Stelle in der Liste. Regeln werden von oben nach unten ausgeführt, d. h. höher stehende Regeln greifen zuerst. Fügen Sie einer Regel eine Stopp-Aktion hinzu, wenn Sie nicht möchten, dass Regeln mit niedrigerer Priorität eine Nachricht, die bereits übereinstimmte, ebenfalls berühren.

Verfügbare Aktionen

Eine Regel kann eine oder mehrere dieser 17 Aktionen auf eine übereinstimmende Nachricht anwenden:

An Agent weiterleiten und Stopp

Zwei Aktionen verdienen besondere Erwähnung. An Agent weiterleiten ist die Brücke zwischen Regeln und der KI: Statt eine Nachricht nur abzulegen, übergibt die Regel sie dem Agenten zum Entwurf — oder unter Autopilot zum Versand — einer Antwort. So kann eine deterministische Regel entscheiden, welche Nachrichten die Aufmerksamkeit des Agenten verdienen, und der Agent übernimmt von dort aus unter dem von Ihnen festgelegten Genehmigungsmodus.

Stopp beendet die Regelverarbeitung für diese Nachricht. Da Regeln nach Priorität von oben nach unten ausgeführt werden, verhindert ein Stopp in einer Regel mit hoher Priorität, dass jede Regel mit niedrigerer Priorität ebenfalls eingreift — die saubere Methode, eine bestimmte Regel zu einer Ausnahme Ihrer allgemeinen Auffangregeln zu machen.

Geltungsbereich und Ausführung von Regeln

Jede Regel kann auf alle Ihre Postfächer oder nur auf bestimmte angewendet werden — verwenden Sie den Kontobereich (oder eine Konto-Bedingung), um eine Regel an einen einzigen Posteingang zu binden.

Regeln werden bei jeder Synchronisierung automatisch ausgeführt. Wenn Sie eine Regel hinzufügen oder ändern, führen Sie Ihre Regeln auf Abruf aus, um sie auf bereits im Posteingang befindliche E-Mails anzuwenden, anstatt auf die nächste Synchronisierung zu warten.