Kontext-Engine (Kundengedächtnis)

Die drei Bausteine

Kontext ist in drei Schichten organisiert. Ordner tragen das gemeinsame Wissen — Ihre Stimme, Ihr Unternehmen, Ihre Richtlinien. Kundenprofile tragen, was für ein Konto spezifisch ist. Variablen tragen exakte Werte, die der Agent wortgetreu verwenden muss.

Wie Kontextordner funktionieren

Ein Kontextordner ist eine benannte Sammlung von Referenzmaterial, das der Agent beim Entwerfen liest — Ihre Hausstimme, Fakten über Ihr Unternehmen, Preisregeln, Standardantworten. Ordner gehören zu Ihrem Konto, nicht zu einem einzelnen Postfach, sodass ein Ordner mehreren Postfächern dienen kann.

Ein Ordner bewirkt erst etwas, sobald er zugewiesen ist. Öffnen Sie unter Einstellungen → Postfächer ein Postfach und haken Sie einen oder mehrere Ordner unter Kontextordner an. Jeder Entwurf, der aus diesem Postfach geschrieben wird, folgt dann jedem ausgewählten Ordner. Autopilot-Scope-Regeln können für die von ihnen abgedeckte Mail zusätzliche Ordner hinzufügen.

Ein Ordner muss zuerst etwas Nutzbares enthalten, bevor Sie ihn zuweisen können: mindestens eine Notiz mit Text oder eine hochgeladene Datei, deren Verarbeitung abgeschlossen ist. Leere Ordner, Ordner, deren Notizen alle leer sind, und Ordner, deren einzige Datei noch verarbeitet wird oder fehlgeschlagen ist, werden als nicht verfügbar angezeigt, mit dem Grund direkt daneben.

Wenn Sie AI Emaily mit dem Onboarding-Assistenten eingerichtet haben, haben Sie möglicherweise bereits einen Starter-Ordner — benannt nach Ihrem Unternehmen oder Mein Kontext — der Ihren Postfächern zugewiesen ist. Öffnen Sie ihn, um zu prüfen und zu bearbeiten, was er enthält.

• Notizen — bis zu 5 pro Ordner, jede mit optionalem Titel und bis zu 20.000 Zeichen Text. Sie können sie jederzeit bearbeiten.
• .md-Elemente — bis zu 5 pro Ordner. Laden Sie eine .md-, .markdown- oder .txt-Datei hoch, und ihr Text wird im Ordner gespeichert. Um eine zu ändern, entfernen Sie sie und laden Sie sie erneut hoch.
• Kontextdateien — PDF-, DOCX-, MD- oder TXT-Referenzdokumente, umgewandelt in Text, den der Agent lesen kann (siehe unten).

Einen Kontextordner erstellen

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   Kundenwissen öffnen

   Gehen Sie zu Einstellungen → Kundenwissen und suchen Sie die Karte Kontextordner.

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   Auf Neuer Ordner klicken und benennen

   Geben Sie dem Ordner einen Namen, der beschreibt, was er enthält — zum Beispiel Markenstimme, Investoren oder Support-Richtlinien.

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   Notizen hinzufügen

   Geben Sie einen optionalen Titel ein (Notiz wird verwendet, wenn Sie ihn leer lassen), fügen Sie den Kontext ein, dem der Agent folgen soll, und klicken Sie auf Notiz hinzufügen. Wiederholen Sie dies für bis zu 5 Notizen.

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   .md-Elemente hochladen (optional)

   Klicken Sie auf .md hochladen, um bis zu 5 Markdown- oder Klartextdateien hinzuzufügen. Ihr Text wird zusammen mit Ihren Notizen im Ordner gespeichert.

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   Auf Ordner speichern klicken

   Nichts wird gespeichert, bis Sie speichern. Sobald der Ordner gespeichert ist, können Sie ihn mit dem Stift-Symbol erneut öffnen, um Kontextdateien anzuhängen.

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   Den Ordner einem Postfach zuweisen

   Gehen Sie zu Einstellungen → Postfächer, bearbeiten Sie das Postfach und haken Sie den Ordner unter Kontextordner an. Entwürfe aus diesem Postfach nutzen ihn jetzt.

Kontextdateien hochladen

Kontextdateien lassen Sie dem Agenten längeres Quellmaterial geben: einen Vertrag, einen Marken-Leitfaden, ein Datenblatt, einen Leistungs-Einseiter. Sie können sie mit der Schaltfläche Dateien hochladen an einen gespeicherten Ordner oder ein gespeichertes Kundenprofil anhängen. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.

Jede Datei wird im Hintergrund in Text umgewandelt. Ihr Chip zeigt Wird verarbeitet…, dann Bereit. Ist der Text länger als 20.000 Zeichen, zeigt der Chip Bereit · gekürzt, und nur der erste Teil wird verwendet. Eine Datei, die nicht gelesen werden konnte, zeigt Fehlgeschlagen.

• Formate: PDF, DOCX, MD und TXT. Ältere .doc-Dateien werden nicht unterstützt — speichern Sie sie zuerst als .docx.
• Größe: bis zu 10 MB pro Datei und bis zu 5 Dateien pro Ordner oder Profil.
• Gescannte PDFs: Text wird extrahiert, nicht aus Bildern erkannt, sodass ein gescanntes oder reines Bild-PDF mit „Kein lesbarer Text gefunden“ fehlschlägt. Exportieren Sie stattdessen ein PDF mit auswählbarem Text.
• Ihr Plan: Wenn Ihr Plan keine Datei-Uploads enthält, zeigt der Uploader das an. Notizen und .md-Elemente funktionieren in jedem Plan.

Kundenprofile

Ein Kundenprofil ist das Gedächtnis für ein Konto. Erstellen Sie eines mit Kundenprofil hinzufügen in der Karte Kundenprofile, füllen Sie aus, was Sie wissen, und klicken Sie auf Profil speichern. Sie können jedes Profil in einem Ordner ablegen, um sie zu organisieren.

Wie ein Profil Ihre Entwürfe erreicht

Ein Profil wird auf drei Arten genutzt. Es kann einem Postfach zugewiesen werden: Haken Sie es unter Einstellungen → Postfächer unter Kundenprofile an, und der Agent greift für die Mail dieses Postfachs darauf zurück. Es kann bestimmten Threads durch eine Posteingangsregel mit der Aktion Kundenprofil zuweisen zugeordnet werden — zum Beispiel jede E-Mail von acme.com. Und eine Autopilot-Scope-Regel kann es für die von dieser Regel abgedeckte Mail hinzufügen.

Wenn einem Thread ein Profil zugewiesen ist, zeigt das Kontext-Panel rechts neben dem Thread dessen Status, Ansprechpartner, offene Aufgaben, Nicht-vergessen-Notizen, Leitplanken und Variablen. Die Domains eines Profils teilen AI Emaily außerdem mit, dass Mail von diesen Adressen von einem bekannten Kunden stammt, was ihre Wichtigkeit in Ihrem Posteingang erhöht.

Variablen

Variablen sind exakte Werte, die der Agent verwenden muss, statt sie zu erraten. Globale Variablen befinden sich in der Karte Globale Variablen: Geben Sie einen Schlüssel ein (wie my.calendly), einen Wert, und klicken Sie auf Hinzufügen. Bearbeiten Sie einen Wert direkt, oder entfernen Sie ihn mit dem Papierkorb-Symbol. Kundenvariablen befinden sich auf jedem Kundenprofil.

Existiert derselbe Schlüssel an mehr als einer Stelle, gewinnt der Wert des Kunden gegenüber dem globalen. Der Agent erhält Ihre Variablen als bekannte Fakten und wird angewiesen, die echten Werte zu verwenden und niemals welche zu erfinden. In Vorlagen und Signaturen wird ein {{key}}-Platzhalter beim Einfügen durch seinen Wert ersetzt.

Leitplanken, Nicht-vergessen-Notizen und offene Aufgaben

Diese drei Listen befinden sich auf jedem Kundenprofil, ein Eintrag pro Zeile. Leitplanken werden dem Agenten als Regeln gesendet, die er befolgen muss. Nicht-vergessen-Notizen sind Erinnerungen für jede Antwort. Offene Aufgaben teilen ihm mit, was bei diesem Kunden noch aussteht.

Sie werden für Entwürfe berücksichtigt, die Sie mit Copilot schreiben, sowie für alles, was Autopilot übernimmt, sodass dieselben Kundenregeln gelten, unabhängig davon, ob Sie den Entwurf zuerst prüfen.

Was in einen Entwurf einfließt

Wenn Sie einen Entwurf anfordern, sammelt der Agent das dem Thread zugewiesene Profil, die dem Postfach zugewiesenen Profile und Ordner sowie alles, was eine passende Autopilot-Scope-Regel hinzufügt. Jede Autopilot-Scope-Regel kann außerdem den eigenen Kontext oder die Profile des Postfachs abschalten und nur das nutzen, was die Regel auswählt.

Kontext wird vollständig einbezogen statt durchsucht, bis zu einer festen Größe: etwa 24.000 Zeichen Notizen pro Ordner und etwa 40.000 Zeichen Dateitext pro Ordner oder Profil. Kurze Notizen bleiben immer vollständig erhalten; überschreitet ein Ordner das Limit, werden zuerst die längsten Notizen gekürzt.

Kontext bearbeiten oder löschen

Verwenden Sie das Stift-Symbol, um einen Ordner umzubenennen oder seine Notizen zu ändern, und das Papierkorb-Symbol, um ihn zu löschen. Bevor ein Ordner gelöscht wird, warnt AI Emaily Sie, wenn ein Postfach oder eine Autopilot-Regel darauf angewiesen ist — auch wenn automatische Antworten dadurch pausieren würden, weil der Regel kein Kontext mehr bliebe. Das Löschen eines Ordners oder Profils entfernt ihn sofort aus jedem Entwurf.

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