Bezeichnungen

Eine Bezeichnung erstellen

Bezeichnungen sind benutzerdefinierte Tags, die Sie selbst definieren — jede hat einen Namen und eine Farbe. Erstellen, umbenennen, umfärben oder ausblenden Sie sie unter Einstellungen → Bezeichnungen. Es stehen 13 Farben zur Auswahl: Grün, Blaugrün, Cyan, Blau, Indigo, Violett, Lila, Pink, Rot, Orange, Bernstein, Limette und Schiefer.

AI Emaily enthält außerdem 8 integrierte "Smart"-Bezeichnungen, die Sie so verwenden oder ausblenden können: VIP, Team, Wichtig, Finanzen & Banking, Quittungen & Rechnungen, Versand & Lieferung, Dev und Marketing. Verwenden Sie sie zusammen mit Ihren eigenen oder deaktivieren Sie die, die Sie nicht benötigen.

1. 1

   Öffnen Sie Einstellungen → Bezeichnungen

   Der Bezeichnungsmanager listet Ihre benutzerdefinierten Bezeichnungen und die 8 integrierten Smart-Bezeichnungen auf, jeweils mit Farbmuster.

2. 2

   Erstellen Sie eine neue Bezeichnung und wählen Sie eine Farbe

   Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie eine der 13 Farben (Grün, Blaugrün, Cyan, Blau, Indigo, Violett, Lila, Pink, Rot, Orange, Bernstein, Limette, Schiefer).

3. 3

   Speichern

   Die Bezeichnung erscheint sofort in der Seitenleiste und kann manuell angewendet oder von der "Bezeichnung hinzufügen"-Aktion einer Posteingangsregel referenziert werden.

Wie Bezeichnungen angewendet werden

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Bezeichnung auf einen Thread anzuwenden. Erstens manuell: Öffnen Sie einen Thread und aktivieren Sie eine Bezeichnung in der Lese-Ansicht-Symbolleiste oder der rechten Kontextleiste. Eine manuelle Aktivierung hat immer Vorrang — es ist Ihre ausdrückliche Entscheidung und nichts überschreibt sie.

Zweitens durch eine Regel: Die "Bezeichnung hinzufügen"-Aktion einer Posteingangsregel taggt übereinstimmende E-Mails bei jeder Synchronisierung automatisch. "Bezeichnung hinzufügen" kann mit anderen Aktionen in derselben Regel kombiniert werden — als wichtig markieren, verschieben, an Agenten weiterleiten und so weiter — sodass eine Regel eine Nachricht in einem einzigen Durchlauf bezeichnen, priorisieren und ablegen kann. Lesen Sie das Regelndokument zur Einrichtung.

Drittens durch die integrierten Smart-Bezeichnungen: "Quittungen & Rechnungen" wird automatisch angewendet, wenn eine Nachricht einen Geldbetrag plus Quittungs- oder Rechnungskontext enthält, und "Finanzen & Banking" wird automatisch für bekannte Bank- und Zahlungsabsender-Domains angewendet. Beide sind standardmäßig aktiviert, und Sie können jede unter Einstellungen → Bezeichnungen deaktivieren.

1. 1

   Manuell anwenden

   Öffnen Sie den Thread und aktivieren Sie die Bezeichnung in der Lese-Ansicht-Symbolleiste oder der rechten Kontextleiste. Manuelle Aktivierungen haben immer Vorrang.

2. 2

   Automatisch mit einer Regel anwenden

   Fügen Sie unter Einstellungen → Regeln eine Regel hinzu, deren Aktion "Bezeichnung ‚Team' hinzufügen" ist (optional kombiniert mit als wichtig markieren oder verschieben). Sie taggt übereinstimmende E-Mails bei jeder Synchronisierung.

3. 3

   Smart-Bezeichnungen laufen lassen

   Lassen Sie "Quittungen & Rechnungen" und "Finanzen & Banking" aktiviert, damit Quittungen und Bankmails automatisch getaggt werden, oder deaktivieren Sie sie unter Einstellungen → Bezeichnungen.

Bezeichnungen vs. KI-Tags

Bezeichnungen und KI-Tags sehen ähnlich aus, spielen in einer Regel aber entgegengesetzte Rollen. Eine Bezeichnung ist etwas, das Sie anwenden (manuell, per Regel oder durch eine Smart-Bezeichnung) — sie ist eine Ausgabe. Ein KI-Tag ist etwas, das die KI durch Lesen der Nachricht zuweist, und steht als Regelbedingung zur Verfügung — er ist eine Eingabe. Die Unterscheidung klar zu halten macht Regeln viel einfacher zu verstehen.

Nach Bezeichnung filtern

Jede Bezeichnung ist eine anklickbare Verknüpfung in der Seitenleiste mit einem Live-Zähler daneben. Klicken Sie auf eine Bezeichnung, um die Ansicht auf alle Threads einzuschränken, die sie tragen, unabhängig davon, in welchem Ordner oder Konto sie sich befinden. Der Zähler wird aktualisiert, wenn E-Mails mit Bezeichnungen versehen und gelesen werden, damit Sie auf einen Blick sehen können, welche Gruppen Aufmerksamkeit erfordern.

Da eine Bezeichnung ein Filter und kein Ordner ist, verschiebt das Anwenden einer Bezeichnung den Thread nie — eine Nachricht in Primär mit der Bezeichnung "Kunde" bleibt in Primär und erscheint einfach zusätzlich, wenn Sie auf die "Kunde"-Verknüpfung klicken.

Bearbeiten, ausblenden und Farben ändern

Benennen oder färben Sie jede Bezeichnung jederzeit unter Einstellungen → Bezeichnungen um — die Änderung wird überall dort widergespiegelt, wo die Bezeichnung erscheint, einschließlich ihrer Seitenleisten-Verknüpfung. Anstatt eine nicht mehr verwendete Bezeichnung zu löschen, können Sie sie ausblenden, um sie aus der Seitenleiste und den Auswahlmenüs zu entfernen, während die Definition erhalten bleibt; dasselbe gilt für jede der 8 integrierten Smart-Bezeichnungen, die Sie nicht möchten.

Bezeichnungen sind intern für AI Emaily. Sie werden nicht in Gmails eigene Bezeichnungen (oder die eines anderen Anbieters) zurückgeschrieben, sodass die Organisation mit Bezeichnungen nichts auf dem E-Mail-Server ändert.