Moteur de contexte (mémoire client)

Les trois blocs de base

Le contexte est organisé en trois couches. Les dossiers portent le savoir partagé — votre voix, votre entreprise, vos politiques. Les profils clients portent ce qui est propre à un compte. Les variables portent des valeurs exactes que l'agent doit utiliser mot pour mot.

Le fonctionnement des dossiers de contexte

Un dossier de contexte est un ensemble nommé de contenu de référence que l'agent lit pendant qu'il rédige — votre voix maison, des faits sur votre entreprise, des règles de tarification, des réponses standard. Les dossiers appartiennent à votre compte, pas à une seule boîte aux lettres, si bien qu'un même dossier peut servir plusieurs boîtes aux lettres.

Un dossier n'agit qu'une fois attaché. Dans Paramètres → Boîtes aux lettres, ouvrez une boîte aux lettres et cochez un ou plusieurs dossiers sous Dossiers de contexte. Chaque brouillon rédigé depuis cette boîte aux lettres suit alors chaque dossier sélectionné. Les règles de portée Autopilot peuvent ajouter des dossiers supplémentaires pour le courrier qu'elles couvrent.

Un dossier doit contenir quelque chose d'utilisable avant de pouvoir être attaché : au moins une note avec du texte, ou un fichier téléversé dont le traitement est terminé. Les dossiers vides, ceux dont toutes les notes sont vides, et ceux dont le seul fichier est encore en traitement ou a échoué apparaissent comme indisponibles, avec la raison à côté.

Si vous avez configuré AI Emaily avec l'assistant d'intégration, vous avez peut-être déjà un dossier de démarrage — nommé d'après votre entreprise, ou Mon contexte — attaché à vos boîtes aux lettres. Ouvrez-le pour revoir et modifier son contenu.

• Notes — jusqu'à 5 par dossier, chacune avec un titre facultatif et jusqu'à 20 000 caractères de texte. Vous pouvez les modifier à tout moment.
• Éléments .md — jusqu'à 5 par dossier. Téléversez un fichier .md, .markdown ou .txt et son texte est stocké dans le dossier. Pour en modifier un, retirez-le puis téléversez-le à nouveau.
• Fichiers de contexte — documents de référence PDF, DOCX, MD ou TXT, convertis en texte que l'agent peut lire (voir ci-dessous).

Créer un dossier de contexte

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   Ouvrir Contexte et variables

   Allez dans Paramètres → Contexte et variables et repérez la carte Dossiers de contexte.

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   Cliquez sur Nouveau dossier et nommez-le

   Donnez au dossier un nom qui décrit son contenu — par exemple Voix de marque, Investisseurs ou Politiques d'assistance.

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   Ajoutez des notes

   Saisissez un titre facultatif (Note est utilisé si vous le laissez vide), collez le contexte que l'agent doit suivre, puis cliquez sur Ajouter une note. Répétez l'opération pour jusqu'à 5 notes.

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   Téléversez des éléments .md (facultatif)

   Cliquez sur Importer .md pour ajouter jusqu'à 5 fichiers Markdown ou texte brut. Leur texte est stocké dans le dossier aux côtés de vos notes.

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   Cliquez sur Enregistrer le dossier

   Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas sauvegardé. Une fois le dossier enregistré, vous pouvez le rouvrir avec l'icône crayon pour y attacher des fichiers de contexte.

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   Attachez le dossier à une boîte aux lettres

   Allez dans Paramètres → Boîtes aux lettres, modifiez la boîte aux lettres et cochez le dossier sous Dossiers de contexte. Les brouillons de cette boîte aux lettres l'utilisent désormais.

Téléverser des fichiers de contexte

Les fichiers de contexte vous permettent de remettre à l'agent du matériel source plus long : un contrat, un guide de marque, une fiche technique, une présentation d'une page de vos services. Vous pouvez les attacher à un dossier enregistré ou à un profil client enregistré avec le bouton Importer des fichiers. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers à la fois.

Chaque fichier est converti en texte en arrière-plan. Sa puce affiche Traitement…, puis Prêt. Si le texte dépasse 20 000 caractères, la puce indique Prêt · réduit, et seule la première partie est utilisée. Un fichier qui n'a pas pu être lu affiche Échec.

• Formats : PDF, DOCX, MD et TXT. Les anciens fichiers .doc ne sont pas pris en charge — enregistrez-les d'abord au format .docx.
• Taille : jusqu'à 10 Mo par fichier, et jusqu'à 5 fichiers par dossier ou profil.
• PDF numérisés : le texte est extrait, pas reconnu à partir d'images, donc un PDF numérisé ou constitué uniquement d'images échoue avec « Aucun texte lisible trouvé ». Exportez plutôt un PDF avec du texte sélectionnable.
• Votre forfait : si votre forfait n'inclut pas le téléversement de fichiers, l'outil de téléversement l'indique. Les notes et les éléments .md fonctionnent sur tous les forfaits.

Profils clients

Un profil client est le cerveau d'un compte. Créez-en un avec Ajouter un profil client dans la carte Profils clients, renseignez ce que vous savez, puis cliquez sur Enregistrer le profil. Vous pouvez classer chaque profil dans un dossier pour les garder organisés.

Comment un profil atteint vos brouillons

Un profil est utilisé de trois façons. Il peut être attaché à une boîte aux lettres : dans Paramètres → Boîtes aux lettres, cochez-le sous Profils clients, et l'agent s'en sert pour le courrier de cette boîte aux lettres. Il peut être attribué à des fils spécifiques par une règle de boîte de réception avec l'action Attribuer un profil client — par exemple, chaque e-mail de acme.com. Et une règle de portée Autopilot peut l'ajouter pour le courrier que cette règle couvre.

Lorsqu'un fil a un profil attribué, le panneau Contexte à droite du fil affiche son statut, son point de contact, ses boucles ouvertes, ses notes « ne pas oublier », ses garde-fous et ses variables. Les domaines d'un profil indiquent aussi à AI Emaily que le courrier de ces adresses provient d'un client connu, ce qui augmente son importance dans votre boîte de réception.

Variables

Les variables sont des valeurs exactes que l'agent doit utiliser plutôt que deviner. Les variables globales se trouvent dans la carte Variables globales : saisissez une clé (comme my.calendly), une valeur, puis cliquez sur Ajouter. Modifiez une valeur sur place, ou supprimez-la avec l'icône de corbeille. Les variables client se trouvent sur chaque profil client.

Lorsque la même clé existe à plusieurs endroits, la valeur du client l'emporte sur la valeur globale. L'agent reçoit vos variables comme des faits connus et reçoit pour instruction d'utiliser les valeurs réelles et de ne jamais les inventer. Dans les modèles et les signatures, un espace réservé {{key}} est remplacé par sa valeur lorsque vous l'insérez.

Garde-fous, notes « ne pas oublier » et boucles ouvertes

Ces trois listes se trouvent sur chaque profil client, une entrée par ligne. Les garde-fous sont envoyés à l'agent comme des règles qu'il doit suivre. Les notes « ne pas oublier » sont des rappels pour chaque réponse. Les boucles ouvertes lui indiquent ce qui reste en suspens avec ce client.

Elles sont incluses pour les brouillons que vous rédigez avec Copilot et pour tout ce qu'Autopilot traite, de sorte que les mêmes règles client s'appliquent que vous révisiez le brouillon au préalable ou non.

Ce qui entre dans un brouillon

Lorsque vous demandez un brouillon, l'agent rassemble le profil attribué au fil, les profils et dossiers attachés à la boîte aux lettres, et tout ce qu'ajoute une règle de portée Autopilot correspondante. Chaque règle de portée Autopilot peut aussi désactiver le contexte ou les profils propres à la boîte aux lettres et n'utiliser que ce que la règle choisit.

Le contexte est inclus intégralement plutôt que recherché, jusqu'à une taille fixe : environ 24 000 caractères de notes par dossier, et environ 40 000 caractères de texte de fichier par dossier ou profil. Les notes courtes sont toujours conservées entières ; si un dossier dépasse la limite, les notes les plus longues sont réduites en premier.

Modifier ou supprimer du contexte

Utilisez l'icône crayon pour renommer un dossier ou modifier ses notes, et l'icône de corbeille pour le supprimer. Avant qu'un dossier soit supprimé, AI Emaily vous avertit si une boîte aux lettres ou une règle Autopilot en dépend — y compris lorsque les réponses automatiques seraient mises en pause parce que la règle se retrouverait sans contexte. Supprimer un dossier ou un profil le retire immédiatement de tous les brouillons.

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