Règles de boîte de réception

Comment fonctionnent les règles

Une règle est un mode de correspondance associé à un ensemble de conditions et à un ensemble d'actions. Le mode de correspondance détermine comment les conditions se combinent : TOUTES signifie que chaque condition doit être vraie (ET), L'UNE signifie qu'une seule suffit (OU). Lorsqu'un message correspond, les actions de la règle s'exécutent immédiatement.

Les règles s'exécutent automatiquement à chaque synchronisation, évaluées de haut en bas dans l'ordre de priorité que vous avez défini. Vous pouvez également relancer vos règles à la demande — pratique après avoir ajouté ou modifié une règle et vouloir l'appliquer aux e-mails déjà présents dans votre boîte de réception.

Conditions de correspondance

Ajoutez autant de conditions que nécessaire et choisissez un mode de correspondance (TOUTES = ET, L'UNE = OU). Chaque condition teste un champ avec un opérateur. Les opérateurs disponibles sont : contient, égal à, commence par, se termine par, dans (l'une des valeurs d'une liste), pas dans, et correspondance IA — un opérateur sémantique qui évalue le champ par le sens (consomme des crédits).

Créer une règle

Chaque règle est assemblée de la même façon. Suivez ces étapes dans l'éditeur de règles :

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   Choisissez le mode de correspondance

   Sélectionnez TOUTES (chaque condition doit être vraie — ET) ou L'UNE (n'importe quelle condition suffit — OU). Cela détermine comment les conditions ci-dessous se combinent.

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   Ajoutez des conditions

   Ajoutez une ou plusieurs conditions. Pour chacune, choisissez un champ (de, objet, tag IA, e-mail de liste, compte, non lu…) et un opérateur (contient, égal à, commence par, se termine par, dans, pas dans, ou correspondance IA), puis saisissez la valeur à tester.

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   Ajoutez des actions

   Choisissez ce qui se passe quand la règle correspond — déplacer vers un onglet ou un dossier, ajouter une étiquette ou un tag IA, archiver, désactiver les notifications, reporter, acheminer vers l'agent, etc. Une règle peut comporter plusieurs actions à la fois.

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   Ordonnez par priorité

   Faites glisser la règle à sa place dans la liste. Les règles s'exécutent de haut en bas, donc les règles plus hautes agissent en premier. Ajoutez une action Arrêter à une règle quand vous ne souhaitez pas que les règles de priorité inférieure touchent un message qu'elle a déjà traité.

Actions disponibles

Une règle peut appliquer une ou plusieurs de ces 17 actions à un message correspondant :

Acheminer vers l'agent et arrêter

Deux actions méritent une attention particulière. Acheminer vers l'agent est le pont entre les règles et l'IA : au lieu de simplement classer un message, la règle le remet à l'agent pour rédiger — ou, en Autopilot, envoyer — une réponse. Cela permet à une règle déterministe de décider quels messages méritent l'attention de l'agent, et l'agent prend le relais sous le mode d'approbation que vous avez défini.

Arrêter met fin au traitement des règles pour ce message. Comme les règles s'exécutent de haut en bas par priorité, un Arrêter sur une règle de haute priorité empêche chaque règle de priorité inférieure d'agir également — la façon propre de faire d'une règle spécifique une exception à vos règles générales.

Portée et exécution des règles

Chaque règle peut s'appliquer à toutes vos boîtes aux lettres ou seulement à certaines — utilisez la portée du compte (ou une condition Compte) pour maintenir une règle liée à une seule boîte de réception.

Les règles s'exécutent automatiquement à chaque synchronisation. Lorsque vous ajoutez ou modifiez une règle, lancez-les à la demande pour les appliquer aux e-mails déjà présents dans la boîte de réception plutôt que d'attendre la prochaine synchronisation.